CONTRATO DE ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Entre los suscritos a continuación:
1. DATAK S.A.S., identificada con NIT 901.750.542-6, domiciliada en Cúcuta, Colombia, correo electrónico soporte@datak.co , en adelante EL ENCARGADO,
y
2. La empresa usuaria que crea una cuenta o unidad de negocio en el software contable DATAK, cuyos datos se registran en el formulario de creación de empresa, en adelante EL RESPONSABLE,
se firma el presente Contrato de Encargado del Tratamiento de Datos Personales, con el fin de regular la gestión, almacenamiento, uso y procesamiento de la información cargada por EL RESPONSABLE en la plataforma.
1. Objeto del contrato
El presente contrato tiene por objeto que EL ENCARGADO realice, por cuenta de EL RESPONSABLE, el tratamiento de datos personales incluidos en la información contable, financiera, administrativa, comercial, tributaria o laboral que la empresa procese dentro del software DATAK.
El tratamiento se realizará conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de DATAK S.A.S., la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas aplicables.
2. Obligaciones de EL ENCARGADO (DATAK S.A.S.)
EL ENCARGADO se obliga a:
- Tratar los datos personales única y exclusivamente conforme a las finalidades autorizadas por EL RESPONSABLE.
- Implementar medidas técnicas, administrativas y humanas adecuadas para proteger la información, incluyendo:
- Infraestructura en Google Cloud Platform.
- Controles de acceso por roles.
- Cifrado y almacenamiento seguro.
- Protocolos de respaldo y recuperación.
- Guardar confidencialidad sobre la información contenida en las bases de datos.
- No divulgar, compartir o transferir información sin autorización del RESPONSABLE, salvo:
- Requerimientos legales o de autoridades administrativas.
- Proveedores tecnológicos necesarios (p. ej., Google Cloud, Avancys para documentos DIAN).
- Permitir acceso únicamente al personal autorizado por EL ENCARGADO que requiera conocer la información.
- Suprimir o devolver la información cuando EL RESPONSABLE lo solicite formalmente.
- Atender consultas o reclamos relacionados con el tratamiento, cuando sean responsabilidad del ENCARGADO.
- Cumplir con los estándares de protección equivalentes al nivel exigido por la ley colombiana, incluso si los datos se alojan fuera del país.
3. Obligaciones de EL RESPONSABLE
EL RESPONSABLE declara y garantiza que:
- Cuenta con autorización previa, expresa e informada de todos los titulares cuyos datos carga al sistema (empleados, clientes, proveedores, terceros, etc.).
- La información ingresada al software es veraz, pertinente y recolectada conforme a la ley.
- Utilizará los servicios de DATAK únicamente para fines comerciales legítimos.
- Informará a DATAK cualquier incidente, error o acceso no autorizado que detecte.
- Mantendrá actualizados los datos de acceso de sus usuarios internos.
- Será responsable por el uso que realicen sus empleados mediante las cuentas que EL RESPONSABLE cree en la plataforma.
4. Finalidad del tratamiento
EL ENCARGADO realizará el tratamiento únicamente para las siguientes finalidades:
- Prestación de los servicios del software contable, administrativo y de facturación electrónica.
- Cumplimiento de requisitos técnicos ante la DIAN.
- Gestión de soporte, incidencias y auditoría interna.
- Procesos contables, tributarios, administrativos y de seguridad de la información.
- Operaciones ligadas a integraciones con terceros.
- Generación de reportes, comprobantes, documentos electrónicos y anexos legales.
5. Transferencias o transmisiones de datos
EL RESPONSABLE autoriza a EL ENCARGADO a:
- Transmitir datos a proveedores tecnológicos que apoyan la operación.
- Transferir datos a autoridades cuando sea requerido por ley.
- Almacenar información en servidores ubicados dentro o fuera del territorio colombiano.
En todos los casos, EL ENCARGADO garantizará niveles equivalentes de seguridad.
6. Vigencia del contrato
Este contrato entra en vigencia desde la fecha de aceptación digital por parte del administrador de la empresa y se mantendrá:
- Durante la relación comercial entre las partes, y
- Hasta por 10 años posteriores a la terminación, para cumplir obligaciones legales.
7. Terminación
EL RESPONSABLE podrá solicitar la supresión de la información mediante comunicación formal a DATAK.
La supresión se realizará de acuerdo con los términos de ley, siempre que no exista obligación legal de conservación.
8. Autorización expresa
Con la aceptación digital, EL RESPONSABLE:
- Autoriza a DATAK S.A.S. para el tratamiento de los datos personales cargados en la plataforma.
- Declara que cuenta con todas las autorizaciones de los titulares.
- Acepta los términos de la Política de Tratamiento de Datos Personales de DATAK S.A.S.
9. Aceptación
EL RESPONSABLE acepta este contrato mediante acción digital expresa cuando:
- Crea una unidad de negocio
- Activa un plan o suscripción
- Continúa utilizando la plataforma después de su publicación