POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DATAK S.A.S.
Introducción
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas complementarias sobre protección de datos personales, DATAK S.A.S., propietaria de la marca DATAK (en adelante “DATAK” o “la Empresa”), adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, que regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, el tratamiento de la información personal obtenida de clientes, proveedores, empleados, aliados, usuarios del software contable y visitantes de los portales web o aplicaciones móviles.
DATAK garantiza que el tratamiento de los datos personales se realiza conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
DATAK podrá modificar esta política en cualquier momento, con el fin de adaptarla a cambios normativos o de buenas prácticas en materia de seguridad de la información. Cualquier actualización será publicada en el sitio web https://datak.co o notificada por otros medios adecuados.
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
- Razón social: DATAK S.A.S.
- NIT: 901.750.542-6
- Domicilio principal: Cucuta, Colombia
- Correo electrónico: contacto@datak.co
- Teléfono: 301 6790233
- Sitio web: https://datak.co
2. Marco Legal
Esta política se elabora conforme a lo dispuesto en:
- La Constitución Política de Colombia (Art. 15)
- La Ley 1581 de 2012
- El Decreto 1377 de 2013
- El Decreto 886 de 2014
- El Decreto 1074 de 2015
- La Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio - Título V
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD/GDPR) de la Unión Europea.
DATAK S.A.S., en adelante “LA EMPRESA”, acata los siguientes principios rectores del tratamiento de datos personales:
Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Temporalidad, Seguridad y Confidencialidad.
3. Definiciones
Se aplican las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, incluyendo: Dato personal, dato público, dato sensible, tratamiento, encargado, responsable, titular, base de datos, autorización, entre otros.
4. Objetivo
Establecer las directrices bajo las cuales DATAK S.A.S. realiza el tratamiento de los datos personales obtenidos en el desarrollo de sus actividades comerciales, contractuales y laborales, garantizando la protección de los derechos de los titulares y el cumplimiento del marco normativo vigente.
5. Naturaleza de la Información Recolectada-Bases de Datos
DATAK S.A.S. actúa como responsable y encargado del tratamiento de la información personal contenida en sus bases de datos.
5.1 Base de Datos de Clientes
Descripción: Información de personas naturales y jurídicas que utilizan el software contable y administrativo de DATAK.
Contenido: Nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico, actividad económica, información bancaria y datos de facturación.
Finalidad:
- Prestación de servicios de software contable y administrativo.
- Envío de información sobre planes, novedades y actualizaciones.
- Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables y tributarias.
- Soporte técnico, gestión comercial, cobros y recaudos.
Vigencia: Durante la relación contractual y hasta por 1 año posteriore a su finalización.
5.2 Base de Datos de Empleados, Ex Empleados y Aspirantes
Contenido: Hoja de vida, información de contacto, historial laboral, datos de seguridad social, información médica (cuando aplique), referencias y datos familiares.
Finalidad:
- Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social.
- Gestión de nómina y bienestar laboral.
- Cumplimiento de requerimientos legales y contractuales.
Vigencia: Durante la relación laboral y hasta por 90 años contados desde la finalización del vínculo laboral.
5.3 Base de Datos de Proveedores
Contenido: Datos de identificación, contacto, información bancaria y fiscal.
Finalidad:
Gestión de pagos, contrataciones y relaciones comerciales.
Reportes a autoridades tributarias.
Vigencia: Durante la relación comercial y hasta por 10 años posteriores.
5.4 Base de Datos de Aliados y Partners
Contenido: Nombres, correos electrónicos, RUT y datos bancarios de aliados comerciales o referenciadores.
Finalidad:
- Gestión de programas de referidos, alianzas y beneficios económicos.
Vigencia: Durante la relación comercial y 10 años posteriores.
5.5 Bases de Datos Sensibles
DATAK S.A.S. obtiene la autorización expresa de los titulares antes del tratamiento de cualquier dato sensible (como información de salud, biometría o menores de edad), cumpliendo con los criterios de voluntariedad, necesidad y proporcionalidad.
6. Autorización del Titular
Al crear una cuenta, registrarse, contratar servicios o vincularse laboral o comercialmente con DATAK S.A.S., el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales para los fines descritos. La autorización podrá ser escrita, oral o mediante conducta inequívoca, conforme a la Ley 1581 de 2012.
El titular podrá en cualquier momento revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, mediante comunicación escrita a soporte@datak.co
7. Fuentes y Medios de Recolección
Los datos se obtienen de manera directa del titular o de forma automática mediante el uso de:
- Formularios web, registros de usuario o procesos de soporte técnico.
- Cookies y herramientas analíticas (Google Analytics, Meta Pixel, etc.).
- Sistemas internos de atención al cliente, CRM o correo electrónico.
- Plataformas externas integradas con el software (por ejemplo, DIAN o proveedores de servicios en la nube).
8. Medidas de Seguridad y Cumplimiento RGPD/GDPR
DATAK S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información, entre ellas:
- Servidores con infraestructura de seguridad en Google Cloud Platform.
- Cifrado de datos y control de acceso basado en roles.
- Políticas internas de confidencialidad y capacitación del personal.
- Nombramiento de un Oficial de Protección de Datos (DPO) responsable del cumplimiento normativo.
9. Uso y Finalidad del Tratamiento
Los datos personales son utilizados exclusivamente para los fines autorizados por el titular, entre los cuales se incluyen:
- Prestar y mantener los servicios ofrecidos por DATAK, incluyendo los módulos contables, administrativos y de facturación electrónica.
- Brindar soporte técnico, capacitación, atención al cliente y asistencia postventa.
- Gestionar cobros, facturación, pagos y operaciones contables o tributarias.
- Ejecución de contratos y prestación de servicios.
- Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
- Envío de comunicaciones sobre productos, soporte o actualizaciones.
- Control de acceso y auditoría interna.
- Procesos contables, financieros, administrativos y de seguridad.
- Transferir o transmitir datos a proveedores tecnológicos nacionales o internacionales, siempre bajo contratos de confidencialidad y con niveles de protección adecuados.
10. Aviso de Privacidad
DATAK S.A.S. informa a los titulares que el tratamiento de sus datos personales se realiza conforme a esta política, la cual se encuentra publicada en https://datak.co/user_policy
11. Derechos del Titular
El titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso de sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Solicitar la supresión o revocatoria de la autorización.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
12. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos
El titular o sus representantes podrán ejercer sus derechos mediante:
Correo electrónico: soporte@datak.co
Asunto: “Ejercicio de Derechos Habeas Data”
Canales habilitados: formulario web, correo electrónico o carta física (cuando aplique).
DATAK responderá dentro de los términos legales establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
13. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos
Los datos podrán ser alojados o tratados en servidores ubicados dentro o fuera del país (por ejemplo, en la infraestructura en la nube de Google Cloud).
En todo caso, DATAK garantizará que los terceros cumplan con estándares equivalentes o superiores a los exigidos por la legislación colombiana.
14. Deberes de DATAK S.A.S. como Responsable y Encargado
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
- Actualizar, rectificar y suprimir datos conforme a solicitud del titular.
- Tramitar consultas y reclamos.
- Cumplir con el principio de confidencialidad.
15. Modificaciones a la Política
DATAK S.A.S. podrá modificar la presente política en cualquier momento. Toda actualización será publicada en el sitio web oficial e informada a los titulares mediante los canales registrados.
16. Fecha de Entrada en Vigencia
Fecha de publicación: 20 de diciembre del 2025
Vigencia: Indefinida mientras subsista el tratamiento de las bases de datos.